jueves, 7 de junio de 2012

Cómo usar la tecnología para aumentar la productividad en tu empresa

Me llama mucho la atención la gran cantidad de empresas, grandes y pequeñas, que no aprovechan las ventajas que aporta la tecnología para ser más productivos.

Esta es una lista, elaborada a vuela pluma, de detalles que, en mi opinión, las empresas deberían implementar para aumentar su productividad. Cada uno por separado parece que aporta muy poco, pero aplicados en su conjunto la diferencia en productividad es ciertamente notable (sin un orden concreto).
  1. Todos los empleados deberían tener un portátil. El incremento de productividad que supone trabajar con un portátil no justifica el supuesto ahorro de coste o incremento de potencia de dotar a los empleados con ordenadores de sobremesa.
  2. Toda la empresa debería tener cobertura wifi. Portátil + wifi = productivo en cualquier parte de las oficinas. Bonus points: La empresa debería tener una wifi fácilmente accesible a las visitas.
  3. Todos los portátiles deberían tener webcam. Por la posibilidad de hacer video conferencias; ver punto 5.
  4. Todos los empleados debería tener cascos con micrófono incorporado. También por la posibilidad de hacer video conferencias; ver punto 5.
  5. Todos los empleados deberían tener la posibilidad de comunicarse por chat. El chat aporta un método de comunicación a medio camino entre el offline del email y la interrupción de la llamada telefónica. Bonus points: El programa de chat que uses debería permitir el chat en grupo (por ejemplo Google Talk)
  6. Usa video conferencias. En concreto recomiendo las Google Hangouts porque te ofrecen la posibilidad de hacer video conferencias múltiples de forma gratuita. Es cierto que no puede sustituir a una reunión en persona, pero el incremento de calidad en la comunicación que supone frente a las conference calls es muy grande.
  7. Comparte documentos en la nube. Trabajar con documentos que se almacenan en la nube (y no en tu disco duro) y que pueden ser editados por varias personas a la vez no sólo incrementa la productividad sino es que te facilita el control de versiones y aumenta la seguridad de los datos. Una vez que se prueba no entiende uno como ha podido vivir sin ellos.
  8. Los recursos de la empresa deben estar accesibles si tienes una conexión a internet. Poder acceder a los recursos de la empresa a través de una conexión a internet posibilita el que se pueda ser productivo desde prácticamente cualquier parte del mundo (desde casa, un aeropuerto, el tren, etc). Habitualmente se argumentan razones de seguridad para no implementar esta medida, pero a día de hoy hay mecanismos más que suficientes para evitar que esto sea un problema en el 99,9% de las empresas.
  9. Evita que se almacene información de la empresa en los disco duros de los ordenadores. Almacenar información en local supone un riesgo bastante alto de perder esa información y dificulta la sustitución del dispositivo de los empleados. La oferta de discos duros virtuales (Google Drive, Dropbox o Skydrive) evitan la necesidad de tener que almacenar en local. Bonus points: La sustitución del dispositivo de un empleado debería ser tan sencilla y rápida como darle un nuevo dispositivo y que se conecte.
  10. Los calendarios deben estar al día y ser compartidos. Tener el calendario al día y accesible para los demás empleados facilita la organización de reuniones, sesiones de formación y video conferencias.
  11. Asegúrate de tener una intranet en la que todos los empleados puedes editar su contenido. La intranet no puede ser sólo editable por unos pocos. Que todo el mundo pueda editar la intranet ayuda a que la información de ésta esté al día. Usar herramientas como Google Sites permite que cualquiera pueda crear una página web para un departamento o un proyecto, sin necesidad de tener conocimientos de html.
  12. El hardware debe de ser fácilmente accesible. Una segunda batería para el portátil, unos cascos o una webcam adicionales, un adaptador de enchufes, etc. Conseguir cualquiera de estas cosas debería ser tan sencillo como conseguir un cuaderno.
  13. En todas las salas de reuniones se debe de poder proyectar. La posibilidad de poder proyectar en cualquier sala de reuniones hace que las reuniones sean más productivas.  
  14. Tiene razón Jose Ramón en su comentario. Todos los empleados deberían tener un smartphone (o tablet) que te permita acceder a los recursos de la empresa.
Flexibiliza el espacio y el tiempo. Si a los puntos anteriores le añades el flexibilizar desde donde se puede trabajar (oficina, casa, aeropuerto) y cuando se puede trabajar no sólo el incremento de productividad será mayor sino que harás que tus empleados estarán más contentos, serán más leales y como consecuencia... serán más productivos; un círculo vicioso.

Iré completando la lista a medida de que se me ocurran más detalles.

A cuidarse
Javier Arias González