¿Por qué una empresa no debe usar cuentas de gmail en sus servicios de Google?

Pongamos que una empresa quiere usar un servicio de Google; AdWords por ejemplo. La página del registro del servicio le pide al usuario una dirección de correo electrónico (una cuenta Google).

El empleado de turno interpreta que tiene que usar una cuenta de gmail y llegados a este punto pueden pasar tres cosas:

1. El empleado decide usar su cuenta de gmail personal; y como es su cuenta de correo personal no comparte la contraseña con nadie. La consecuencia más normal es que después de un tiempo este empleado se vaya de la empresa y ésta se encuentre con el problema de que con él se va su acceso a su cuenta de AdWords (o cualquier otro servicio)
2. Puede pasar también que el empleado decida no usar su cuenta de gmail personal sino que cree una cuenta de gmail nueva; pero como él es el único que se encarga del marketing no comparte su contraseña con nadie. Pasado un tiempo será probable que la empresa se encuentre en la situación descrita en el punto 1. Sin empleado y sin acceso a su cuenta de AdWords
3. Claro que también puede pasar que después de haber creado una cuenta de gmail nueva el empleado, con toda su buena intención, comparta la contraseña con todo el departamento de marketing. En este caso suele ser cuestión de tiempo el que alguno de los empleado del departamento de marketing se vaya de la empresa de malas maneras y decida que es buena idea dejar al resto de la empresa sin acceso a su cuenta de AdWords simplemente cambiando la de la cuenta de gmail

Todos estos problemas se solucionan si el empleado de turno cayese en la cuenta de que una cuenta Google, a pesar de tener el formato de una cuenta de correo, no es una cuenta de gmail.

Una cuenta Google es la combinación de una dirección de correo electrónico, cualquier dirección de correo electrónico, y una contraseña. Exactamente igual que una cuenta Facebook (o Twitter, o casi cualquier cuenta en Internet) es la combinación de una dirección de correo electrónico, cualquier dirección de correo electrónico, y una contraseña.

Es decir que una cuenta Google puede crearse usando una dirección de correo electrónico en @yahoo.com, @hotmail.com, @facebook.com o @marketingsa.es, no hay ninguna necesidad de que sea una dirección de correo electrónico en @gmail.com.

¿Qué debería haber hecho el empleado de nuestro ejemplo?
Muy sencillo. Pedir a su departamento de IT que cree una cuenta de correo, por ejemplo adwords@marketingsa.es y usar esta dirección de correo para crear su cuenta de AdWords.

Conclusiones:

• No uses ni permitas que se usen cuentas personales (gmail, yahoo, hotmail, etc, etc) para contratar servicios de tu empresa.
• Utiliza siempre direcciones de correo en tu dominio (@marketingsa.es) para abrir cuentas en servicios de terceros (google, facebook, yahoo!, etc)

Algunos links de ayuda

• Me han robado la cuenta de Google. ¿Que hago?
• Consejos de seguridad para tu cuenta Google
• Mejora la protección de tu cuenta con el registro en dos pasos

A cuidarse
Javier Arias González